目次
１．はじめに
ホテルや宿泊施設での在庫管理は、リネンやアメニティの補充、清掃用品の調達など、日々の運営を支える重要な業務です。
しかし、多くの施設で在庫の確認や管理が手作業で行っており、その結果、余剰在庫や欠品が発生しやすく、経費がかさむだけでなく、サービス品質にも影響が及びます。
そこで注目されているのが、PMSと在庫管理システムの連携です。これにより、在庫の動きを可視化し、業務効率とコストの最適化を同時に実現することが可能になります。
本コラムでは、PMS連携によって在庫管理がどのように変わるのか、その仕組みと導入メリットを具体的にご紹介します。
２．PMS連携で在庫管理が変わる理由
PMSは予約や顧客情報、部屋の移動状況を一元管理するシステムですが、そのため、このデータと在庫管理システムを連携させることで、各部屋やゲストの消費に基づいた正確な在庫管理が可能になります。PMS連携が在庫管理に寄与する主な理由は以下の通りです。
・リアルタイムの在庫状況把握
部屋の清掃状況や滞在客の人数などPMSから在庫管理システムにリアルタイムで反映されるため、各タイミングで必要な清掃用品やアメニティの数を即座に正確に把握できます。
これにより、不要な在庫の蓄積を防ぎ、必要なタイミングで必要な分だけ調達することが可能になります。
・過去データからの在庫予測
PMSに蓄積された過去の稼働データをもとに、季節ごとの稼働率や客層の傾向を分析し、今後の在庫のニーズを高精度で予測することが可能になります。
これにより、突発的な在庫切れを過剰発注といったロスを回避でき、より安定した供給体制を築けます。
３．在庫管理効率化による具体的なコスト削減
・自動アラートによる無駄のない発注
PMS連携によって、在庫が設定したとき値を下回ると自動で発注通知が届く仕組みが構築できます。
このアラート機能により、人的チェックに頼らずとも必要な時期に必要な分量を正確に注文することが可能となり、緊急発注や在庫げれ対応にかかるコストを大幅増減できます。
特に、使用頻度の高いリネン類やアメニティの補充において、この仕組みは大きな効果を発揮します。
・在庫の無駄削減による経費の最適化
在庫品を正確に把握できれば、過剰な備品の購入を避けることができます。
たとえば、清掃用品や消耗品は保管スペースも取るため、必要以上に発注していると保管コストが増加し、使用期限切れの廃棄も発生しかねません。
PMSとの連携で在庫状況を常に最新の状態で管理できるため、保管スペースの有効活用や、廃棄ロスの削減といった間接コストの最適化が可能になります。
・部門別の在庫使用料の把握と予算管理
PMS連携を活用することで、部屋タイプごとや部門ごとの在庫消費傾向を把握できるようになります。
これにより、部門別の予算管理が効率化し、アメニティの過剰な使用や、特定の消耗品の無駄遣いを防止できます。
また、部門ごとに消費傾向を分析することで、適切な予算分配が可能になり、全体の在庫管理コストを削減します。
４．PMS連携による在庫管理の実践例
・リネン管理の最適化
例えば、客室清掃時にPMSを活用することで、部屋ごとに必要なリネン類を適切に補充できます。
清掃スタッフはPMSからリアルタイムで在庫情報を確認し、必要な数だけ倉庫から補充できるため、その結果、無駄な補充を防ぐことができます。
・アメニティの使用状況の可視化
ゲストごとのアメニティの消費データを分析することで、具体的には、どの部屋タイプや客層がどのアイテムを多く使用するかを把握できます。
この情報をもとに、使用頻度の低いアイテムの提供を見直したり、個別提供型への移行を検討することで、アメニティ関連のコスト削減に直結します。
レストランや売店の在庫管理
宿泊施設内のレストランや売店おていも、PMS連携は非常に有効です。たとえば、宿泊客の滞在データと連携することで、人気メニューの食材発注を最適化したり、売店での消費傾向を分析して在庫補充を調整したりすることで、より効率的な運営が可能になります
５．まとめ
このように、PMSと在庫管理システムの連携により、宿泊施設の在庫管理はより効率的で正確なものになります。
たとえば、リアルタイムの在庫状況把握、過去データを活用した在庫予測、自動アラートによる発注管理などの機能を活用することで、コスト削減と業務効率化を実現できます。
また、リネン類やアメニティだけではなく、レストランや売店の在庫管理にも応用できるため、施設全体のオペレーションを最適化できます。
今後の宿泊業界において、PMSを活用した在庫管理は、まさに施設運営の大きな強みとなるでしょう。
