日々多くのお客様がいらっしゃる宿泊施設では、多くの忘れ物も発生します。
本稿では、ホテル・旅館における忘れ物管理と忘れ物管理システム導入のメリットについて解説していきます。
〇忘れ物保管期間はどのくらい？
宿泊施設の忘れ物保管期間は、多くの施設で３カ月と設定されているようです。
これは、「遺失物法」という法律に基づいて決められています。
（遺失物法第37条の3より一部抜粋）
この特例施設占有者に、宿泊施設（公共交通機関や百貨店、遊園地なども）が含まれます。
食品は衛生上の理由から保管期間を短く設定していたり、
貴重品であれば、施設で保管した後に、警察へ届けていたりすることがあります。
また、そもそも保管期間を3カ月よりも長く設定している施設もあります。
もし、旅行などで宿泊施設を利用した際に、忘れ物をしてしまった場合は、
施設によって保管期間が異なりますので、まず施設側に確認してみましょう。
〇忘れ物があったら・・
では、実際に忘れ物があった場合、宿泊施設側ではどのような流れで保管・管理されているのでしょうか。
靴下の忘れ物が上がってきた際を例に、
「問い合わせなし、期間後に処分する場合」と「問い合わせがあった場合」の２つの手順をみてみましょう。
＜問い合わせなし、期間後に処分する場合＞
①清掃時にどこの客室の忘れ物なのか記載し、ピックアップする
②日付（忘れ物が発生した日付、処分する日付）・部屋番号・忘れ物内容などを台帳やエクセルに記入し、所定の場所に保管
③処分日がきたら、処分する
＜問い合わせがあった場合＞
①宿泊した日付・部屋番号・名前など個人情報を伺い、忘れた物が何か確認する
②台帳やエクセルで管理している忘れ物一覧等から確認が取れたら、受け取り方法を伺う（来館手渡し・郵送など）
③手渡しの場合は、施設内で保管／郵送であれば、郵送の手続きを行う
上記に記載した手順は一例ですが、こうした手順を踏んで忘れ物の管理を毎日行われていることと思います。
しっかり管理をしていても、時には
「処分日が過ぎているのに、処分されずにまだ残っている・・」
「忘れ物はあるけど、部屋番号や日付の記入がなく、いつの物だか分からない・・」などの
トラブルに見舞われることもおありではないでしょうか？
〇忘れ物管理をシステムで行いませんか？
前述の通り、忘れ物管理をどんなに徹底していて行っていても、時にはトラブルが発生することもあります。
毎日増え続ける忘れ物の管理を、システムで管理して少しでも業務効率化を図るのはいかがでしょうか。忘れ物管理システムのメリットを２つ紹介します。
・スマホ・タブレットの活用で簡単操作が可能
忘れ物があったら、スマホやタブレットで撮影し、写真で保存しておくことが可能です。
その為、お客様からの問い合わせにも、実際に忘れ物の写真を確認しながら、正確に回答することができます。
また、クラウド型のシステムの場合、客室用のインターネット環境を使うことで、追加のネットワーク機器の設置等追加投資不要で使用することができます。
・ホテルシステムと連動可能
さらに、ホテルシステムと連動することで、宿泊者情報が参照できます。
宿泊客から忘れ物の問い合わせがあった時も、システムにデータとして保存されているのでお客様へ迅速な回答が可能になります。
加えて、問い合わせ後の処理方法や廃棄についても記録に残すことができます。
保管期間が過ぎても処分されずに、そのまま残ってしまっている忘れ物がある場合などでもアラームを出して、処理忘れを防ぐことができます。
〇まとめ
今回は、宿泊施設における忘れ物管理と忘れ物管理システムのメリットについて解説してきました。
最後にまとめです。
忘れ物管理システム単独でもメリットはありますが、ホテルシステム（PMS）と連動させることで、ホテルシステムから宿泊者情報が参照できたり、ホテルシステムの予約にお渡し記録の登録が可能になるので、導入の際にはご利用のホテルシステムとの連携可否も併せてご確認ください。
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